Excel tung pga. mange data?

01.10.2019

Bruger du Excel til at holde styr på mange data?? Så kan Excel godt blive lidt "træt" og "tung" i det, men du kan tage dine forholdsregler.

Hvis du køre en Dokumentinspektion så får du nogle oplysninger som kan hjælpe dig til at finde ud af hvilke ting du skal tage fat i.

(Filer --> Oplysninger -->Menuknappen Kontroller om der er problemer -->Menupunktet Undersøg dokument)

Du kan f.eks.

  1. Slet overflødige kolonner og rækker (især med farver)
    Hvis du trykker på DELETE fjerner du kun det du har skrevet men ikke kommentarer eller formatering. Hvis du sletter en celle med f.eks. 4 tomme rækker over, så bliver de 4 tomme rækker også gemt.
    Du skal slette helt f.eks. med CTRL+- (CTRL og minus) og rykke tomme celler derhen. Hvis det bringer forstyrelser i formler kan du bagefter trykke CTRL++ (CTRL og plus) og rykke cellerne retur.
     
  2. Fjern ubrugte ark.... også de skjulte
     
  3. Slet typografier (overskrifter mv) du selv har oprettet og brug de "indbyggede"
    Brugerdefineret typografier fylder rigtig meget i Excel.
     
  4. Ændre formler så de kun tager de celler med de skal bruge
    F.eks. en formel til opslag (VOPSLAG) der søger i hele kolonnen (A:A)  ændres til f.eks. A1:A600.
    Det er nogen gange nødvendigt at kunne udvide en liste uden at skulle tænke på om formlerne dækker, men Excel indeholder rigtig mange rækker der gemmes med. Så alt med måde.
     
  5. Komprimer billeder til f.eks. 150 dpi.
     
  6. Ændre automatisk genberegning til manuel genberegning (eller til færre genberegninger)
    Det betyder at når du indtaster tal så bliver formlerne ikke opdateret før du trykker på F9.
     
  7. Deaktiver automatisk gendannelse for regnearket
    Det betyder at hvis Excel går ned, så har du mistet de data du ikke har gemt.
     
  8. Gem på Computeren i stedet for på netværket
    Hvis du har Office365 så ændre til at gem på computeren i stedet for på OneDrive eller fælles netværksdrev. Har især betydning hvis du har en langsom netforbindelse.
     
  9. Fjern chachen fra f.eks. Pivottabeller (se neden for)
     
  10. Gemme som en xlsb-fil
    Xlsb er et binært filformat der ikke fylder ret meget, åbner hurtigere og kan have længere formler. Imidlertid så kan du ikke se om filen indeholder (evt. ondsindet) VBA-kode, den kan KUN åbnes i Excel og det er ikke sikkert at dine tredjeparts-værktøjer virker.

Opdeling af ark

Du kan også dele arket op. Så du gemmer data i et ark og det brugerne skal benytte i et andet.

Hvorvidt det hjælper på hastigheden afhænger af hvor hurtig PC / netforbindelse du har og hvor ofte der hentes data.

Hvis du f.eks. har data liggende på et netværksdrev eller SharePoint så er Excel længere tid om at hente data end hvis det ligger i selve arket. Jo oftere data skal hentes, jo større betydning har det.

  • Pivottabeller kan linke til et andet regneark
  • Med version 2016 er datatabeller blevet lettere at arbejde med, så du kan slå op direkte i en database i stedet for at eksporterer data til et regneark.
  • Hvis du benytter Vopslag eller andre opslagsmetoder, kan de fungere på tværs af ark.

 

Ting du skal undersøge
Hvis du bliver nød til at bruge disse metoder skal du huske at:

  1. Slutbrugeren skal have adgang til at læse (evt. redigerer) i det ark / den database som opbevarer data.
  2. Gennemtænke persondatabeskyttelsen. Hvis du f.eks. trækker data fra en database til et regneark skal regnearket være
    1. beskyttet på samme måde som databasen (f.eks. med kodeord)
    2. det skal godkendes af jeres dataansvarlige
    3. Det skal beskrives i jeres GPDR dokumentation.
Tungt arbejde

#Exceltip

Pkt. 6
Vælg Filer --> Indstillinger --> Kategorien Formler --> ændre beregningsindstillingerne

 

Excel beregningsindstillinger

Pkt. 7
Vælg Filer --> Indstillinger --> Kategorien Gem --> Undtagelser for automatisk gendannelse for: <projektmappens navn>
--> vælg Deaktiver gendannelse for denne projektmappe alene

 

Excel deaktiver gendannelse

Pkt. 8
Vælg Filer --> Indstillinger --> Kategorien Gem --> vælg Gem på computeren som standard

 

Gem på PC som standard

Pkt 9

  1. Vælg et felt i pivottabellen eller pivotdiagrammet -->  Analysér --> Indstillinger.
  2. Vælg fanen Data --> feltet Antal tabelposter, der skal bevares pr. felt --> Ingen  -->  OK.
  3. Vælg på Analysér > Opdater.

Vær opmærksom på at det samtidig betyder at der er visse ting du ikke kan fortryde.